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事務職の求人は、PCスキルが求められるものが大半です。面接や履歴書に記載する自己アピールに、前職の経験や資格などを盛り込む方も多いでしょう。ただ、ひとくちにPCスキルといってもそのレベル感はさまざまです。

今回は事務職で転職をめざす方向けに、面接で評価されるPCスキルについて紹介します。「とりあえずインターネット検索やメールの送受信くらいはできるけど、他に何をアピールすれば評価されるの？」「具体的に伝えるには、どう伝えればいい？」といった疑問がある方は、ぜひ最後までお読みください。

WordやExcelで何ができるか？

事務の仕事で使うPCソフトの代表格と言えば、Microsoft社のofficeシリーズ。なかでもWordとExcelは、多くの職場で欠かせないソフトとなっています。

「Wordが使えます」「Excelができます」などのアピールでも悪くはないのですが、自分の強みとしてアピールするなら、もう少し踏み込んでできることを伝えてみましょう。例えばExcelなら「テンプレートを使って見積書を作れる」と「見積書のテンプレートを作れる」では、後者はより応用スキルがあることがわかりますよね。

WordやExcelの場合、「入力作業」ができるなら基本的な操作はできるといっていいでしょう。応用レベルを挙げると、Wordなら「文章中に表や画像を組み込むことができる」「段組みなどを使って紙面のレイアウト作成ができる」など、Excelなら「渡されたデータを整理してグラフや表を作成できる」「マクロが扱える」などがあります。

スキルの高さにプラスしてスピード感もアピール

「何ができるか」について伝えるのはもちろん大事ですが、早くできることも同じくらい重要です。とくに事務の場合、PC作業の処理速度は業務効率に直結するので、採用担当からするとかなり気になるポイントです。

早さを伝えるにはどうすればいいかというと、最もわかりやすいのは前職での業務内容を具体的に話すことです。「毎日、○件の顧客情報をExcelで集計していました」といえば、スピード感や業務量をイメージしやすいですよね。

前職の話が難しいなら、面接の担当者にどんな作業があるのか聞いてみるのも手です。例えば「このくらいのデータ量をピボットテーブルを使ってまとめてもらいます」といわれたら、大体どれくらいの時間がかかるか推測して返答すれば、わかりやすいアピールになるでしょう。

ただし、会話のなかでわからない単語が出てきたら、素直にわからないと答えましょう。経験豊富な人事担当者に知ったかぶりをすると、すぐに見抜かれてしまいます。率直にわからないと返しつつ、学習する姿勢があると伝えましょう。

仕事で身に付けたスキルでなくてもOK

業務で使っていたスキルなら、職務経歴書にも書けるのでベストですが、プライベートや独学でマスターしたPCスキルをアピールしてもOKです。WordやExcelだけでなくPowerPointやAccessなど、使えるソフトについては積極的かつ具体的にアピールしましょう。

事務職の選考ではPCスキルの有無が合否につながるケースが少なくありません。見栄を張る必要はありませんが、持っているものをしっかり伝えるようにしてください。